Takaisin

Talous- ja henkilöstöhallinnon standardit edellyttävät ajantasaista lakituntemusta

Teollisuuden ympäristöjärjestelmistä ja laadunhallinnasta käynnistynyt standardointi- ja sertifiointikäytäntö näkyy entistä vahvemmin myös talous- ja henkilöstöjohtamisessa. Kansainvälisiä ISO-standardeja käytetään muun muassa HR-toiminnan, omaisuudenhallinnan sekä työterveyden ja -turvallisuuden johtamisen apuna. Tiedätkö, mitä standardit edellyttävät lainsäädännön tuntemiselta?

Yrityksen talousjohdon ja HR-toiminnan tueksi ja laadun osoitukseksi on tarjolla useita standardeja. Laadunhallintastandardi ISO 9001 on maailman tunnetuin ja laajalti käytössä oleva laaduntaetta osoittava standardi, joka asettaa velvoitteita myös talousjohdolle. Omaisuudenhallinnan ISO 5500 -standardisarja auttaa organisaatioita hallinnoimaan omaisuuttaan systemaattisesti ja tehokkaasti. Henkilöstöhallinnon puolella vaikuttavat muun muassa ISO 30400 -sarjan henkilöstöjohtamisen standardit sekä työterveys- ja työturvallisuusstandardi ISO 45001.

Liiketoiminta edellyttää tietenkin aina toimintaa koskettavan ja ajantasaisen lainsäädännön tuntemista. Koska standardien lähtökohtainen ajatus on luoda yhtenäinen toimintamalli sille, miten jokin liiketoiminnan osa-alue tulisi ja kannattaisi hoitaa, on voimassaolevan lainsäädännön vaatimusten tunnistaminen olennainen osa kokonaisuutta. Standardien prosessimainen toimintatapa paitsi tehostaa lainsäädännön tunnistamisen käytäntöjä, myös luo sääntelyä täydentäviä ohjeita.  

Standardit vaativat toimenpiteitä niin ympäristö- ja laatu- kuin HR- ja taloustoiminnassakin

ISO:n standardeihin sisältyy eri tasoisia velvoitteita sääntelyn seurannasta. Kaikkien standardien lähtökohtana kuitenkin on lainsäädännön velvoitteiden täyttäminen ja niiden muutosten tunnistaminen.  Avainsana kaikissa standardien vaatimissa toiminnoissa on järjestelmällisyys, mikä tarkoittaa myös tarvittavien IT-järjestelmien, ohjelmistojen ja muiden apuvälineiden käyttöönottoa.

Ympäristöjohtamisen ISO 14000 -sarjan tunnetuin osa, ympäristöjärjestelmästandardi 14001, edellyttää organisaatiolta lainsäädännön vaatimusten tunnistamista ja seurantaa sekä vaatimusten täyttymisen arviointia. Talous- ja henkilöstöhallintoa koskettavissa standardeissa seuranta- ja arviointivelvoite ei ole yhtä tiukka. Lainsäädännön muutosten systemaattinen seuranta on kuitenkin myös taloushallinnon alalla paras tapa varmistaa ajantasaisen lakitiedon ylläpitäminen ja muuttuviin velvoitteisiin reagoiminen ajoissa. Esimerkiksi tilitoimisto voi tarjota omille asiakkailleen aitoa lisäarvoa ja luotettavaa palvelua vain pysymällä itse ajan tasalla taloushallintoa koskevasta sääntelystä.

Laadunhallinnan ISO 9001 -standardi edellyttää lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten tuntemista sekä velvoitteiden täyttämistä. Standardin vaatimukset ulottuvat laajasti liiketoiminnan eri osa-alueille. Omaisuudenhallinnan ISO 5500 -sarjan tarkoituksena on auttaa yritystä luomaan omaisuudenhallintajärjestelmä, joka edistää omaisuuden systemaattista ja kestävää hallintaa voimassaolevan sääntelyn puitteissa. Kokonaisuuteen liittyy paitsi taloudellisia intressejä, myös turvallisuusnäkökohtia. Tarve omaisuudenhallinnan standardeille havaittiin alun perin Britanniassa, jossa kestämätön omaisuuden hoito ja fyysisen infran rappeutuminen johtivat vakaviin onnettomuuksiin Lontoon Southallissa vuonna 1997 ja Landbroke Grovessa vuonna 1999 sekä Hatfieldissä vuonna 2000. Britanniassa kehitetty standardi on toiminut pohjana ISO 5500-sarjalle.

HR-puolella henkilöstöhallinnon standardisarjaan kuuluvat muun muassa rekrytointiin (ISO 30405), henkilöstövoimavarojen hallintaan (ISO 30408) ja henkilöstösuunnitteluun (ISO 30409) liittyvät standardit. Työnantajavelvoitteiden tunnistaminen on lähtökohta kaikelle niihin liittyvälle toiminnalle. Lisäksi vuonna 2018 julkaistu työterveys- ja työturvallisuusjohtamisen ISO 45001 -standardi tähtää työtekijöiden terveyden ja turvallisuuden parantamiseen, työhön liittyvien terveys- ja turvallisuusriskien vähentämiseen sekä parempien työolosuhteiden luomiseen. ISO 45001 huomioi erityisesti työelämän kansainväliset sopimukset ja velvoitteet, kuten Kansainvälisen työjärjestön, ILO:n, työterveyttä ja -turvallisuutta koskevat ihmisoikeussopimukset.

Lakiosaaminen herättää luottamusta ja tukee yrityksen menestystä

Standardien vaatima lakituntemus on luonnollisesti paljon enemmän kuin standardointiin liittyvää auditointia tai sertifiointia tukeva asia. Velvoitteensa täyttävä ja perusvaatimukset ylittävä yritys tarjoaa hyvän työympäristön henkilöstölleen, huomioi ympäristönsä lain edellyttämällä tavalla, herättää luottamusta asiakkaissaan, toimii tehokkaasti ja on omiaan luomaan menestystarinaa ydinliiketoiminnassaan.

Sertifiointiprosessissa on hyvä muistaa, etteivät standardiasiakirjat ja -ohjeet itsessään sisällä ajantasaista sääntelyä, vaan sääntelyn vaatimusten tunnistaminen ja käytännön toteuttaminen sekä muutosten seuranta on aina yrityksen omalla vastuulla.

 

Kuuluuko työhösi seurata myös talous- ja henkilöstöhallinnon sääntelyä? Työskenteletkö esimerkiksi laatupäällikkönä, controllerina tai HR-päällikkönä? Ota käyttöön Linnunmaa Lexin talous- ja henkilöstöhallinnolle räätälöity verkkopalvelu! Lue lisää: https://www.linnunmaalex.fi/lakiseuranta/talous-ja-henkilostohallinto/